De acordo com a ABNT, Associação Brasileira de Normas Técnicas, ATIVO é qualquer coisa que tenha valor para uma empresa. No ambiente corporativo, os ativos são classificados em intangíveis, como a imagem e o capital intelectual dela, e físicos, como computadores, softwares, contratos e ferramentas de desenvolvimento.

Saber gerenciá-los corretamente precisa fazer parte da rotina de empresários, de microempreendedores a CEOS de grandes corporações, pois a negligência quando se trata de ativos, especialmente os de tecnologia da informação, pode causar prejuízo financeiro e grandes danos para a imagem de um negócio.

Riscos do não gerenciamento

No Brasil, segundo a ABES – Associação Brasileira das Empresas de Software – a ausência de uma gestão de TI gera desconhecimento do que está sendo comprado e utilizado na cadeia de valor, deixando a empresa vulnerável a práticas irregulares, como o uso ilegal de programas de computador, não só por colaboradores, mas por fornecedores, parceiros e prestadores de serviços.

Francisco Camargo, presidente dessa entidade que representa 1.500 empresas do setor, explica que se um software for copiado ilegalmente numa empresa, por exemplo, ainda que seja por terceiros, ela estará se expondo pela prática ilegal de reproduzir um programa protegido por leis de direitos autorais.

“O empreendedor que responde pela empresa poderá sofrer processos cíveis e até criminais por esses atos.  As consequências vão de altas multas e indenizações, que chegam a 3 mil vezes o valor do programa copiado irregularmente, à prisão de até quatro anos”, ressalta Camargo.

Uma empresa que não gerencia seus ativos de TI também fica vulnerável, através do software não licenciado, ao sequestro e roubo de informações por malwares que chegam até ela por meio desses programas.

De acordo com pesquisa do setor, organizações sofrem um ataque digital a cada 7 minutos. Juntos, esses ataques digitais custaram, só em 2015, mais de US$ 400 bilhões para as empresas em todo o mundo, sendo que 65% deles atingiram pequenas e médias empresas.

Gerenciar ativos é diferencial competitivo

Para quem vive a experiência diária de ser empreendedor no Brasil, país onde o impacto da pirataria em número de contratações atinge 20 mil posições por ano, realizar uma gestão proativa de ativos de TI é um desafio, mas que vale muito a pena.

Benjamim Quadros, CEO de uma empresa de soluções tecnológicas com filiais em diversos estados brasileiros, apostou no correto gerenciamento e hoje colhe os frutos da credibilidade e abertura de mercados trazidos pela conformidade. “Existe uma diferença entre ser empreendedor e ser oportunista, aproveitando-se da informalidade. Um empreendedor de verdade aposta no software original em toda cadeia de valor, isso é um grande diferencial competitivo”, ressalta.

Ronaldo Gomes, Channel Manager da empresa Quest e membro do Comitê de Propriedade Intelectual da ABES, também aposta nas boas práticas para o sucesso dos negócios. Segundo ele, ter um controle dos ativos da empresa de forma proativa permite aumento da eficiência, diminui os riscos operacionais e otimiza o uso dos recursos, inclusive financeiros. “Além disso, nos possibilita planejar investimentos e controlar a exposição a gastos não planejados por irregularidades de licenciamento”.

 Por onde começar

A ABES, recomenda em seu Manual de Ativos que os inventários são a fonte principal para um processo eficaz de gestão de ativos, pois garantem a conformidade contratual com os fabricantes. O empreendedor pode começar com três tipos deles, para estar em conformidade com os processos neste quesito: inventário de software, inventário de software autorizado instalado e inventário de licenças adquiridas.

Outra orientação é que empreendedores orientem os colaboradores sobre a implementação e sobre como o programa impacta positivamente no dia a dia da empresa.

“Você também pode pesquisar por empresas que executem essa gestão. Solicite propostas para conhecer o custo real, busque referências sobre essas prestadoras de serviços e as ferramentas mais utilizadas”, explica Camargo, presidente da entidade.

Ele recomenda ainda que, caso a empresa ou o cliente possua equipe técnica para executar/implementar, não descarte a ajuda de especialistas no assunto, “pois qualquer empresa pode fazer seu próprio controle de ativos de software, desde que tenha metodologia, muita ética e ferramentas adequadas”.