Dicas para não errar no escopo de projetos

Parece brincadeira, mas cerca de 78% dos projetos para grandes empresas brasileiras não têm um escopo alinhado aos objetivos estratégicos de quem contrata. Isso impacta diretamente nos resultados esperados.

A falta de um escopo bem definido e alinhado ao que busca a empresa contratante pode acarretar uma série de problemas, especialmente no que se refere ao custo e ao prazo de execução.

Antes de mostrarmos nossas dicas, vale relembrar o que é e para que serve um escopo.

Escopo é parte fundamental do Planejamento

Em resumo, o escopo é uma linha mestra que mostra de forma bem clara o que se pretende fazer e como atingir os objetivos desejados.  

Ele define responsabilidades, procedimentos, principais limites do projeto, requisitos a serem atendidos, identificação de entregas, data final prevista e custo total.

Sem escopo (e sem o conhecimento pleno dele por parte da equipe), há grandes chances de todo o projeto ficar comprometido.

Dica 1

Estabeleça um responsável

Você se lembra do ditado popular “cachorro com dois donos acaba morrendo de fome”? Aqui acontece o mesmo!

 

Nada mais fadado a dar errado em um projeto do que deixá-lo sem um responsável bem identificado ou deixar essa responsabilidade para várias pessoas.

Com um “dono” à frente, as informações mais concentradas tenderão a estar atualizadas e com uma melhor consistência.

Dica 2

Mostre os requisitos e liste as premissas

É preciso deixar claro para todos os stakeholders quais são os requisitos necessários para a execução e o quanto de tempo e de esforço serão despendidos em todo o projeto, do início até a entrega final.

Feito isso, realize uma boa descrição das premissas (tudo aquilo que se considera essencial para o desenvolvimento). Não se esqueça de colocar nessa lista as coisas óbvias para a execução!

Dica 3

Defina o que deve ficar de fora

Para garantir que seu projeto não se estenda mais do que o que foi acordado inicialmente, defina os limites e crie uma lista com todos os itens que estão decididamente fora dele.

Criar uma relação desses itens logo na declaração do escopo lhe ajuda a bloquear qualquer dúvida ou pedido que possa ser feito, mas que não tenha ficado definido como parte integrante do projeto.

Isso lhe trará mais tranquilidade se precisar negociar algum tópico à parte, aumentando o seu faturamento de maneira proporcional ao aumento do serviço prestado.

Dica 4

Documente tudo!

Você tem uma memória acima da média? Ótimo, mesmo assim não se esqueça de documentar o escopo de seu projeto, pois várias pessoas podem estar envolvidas e cada pessoa possui objetivos, motivações e expectativas diferentes da sua.

Formalize de maneira clara e objetiva as expectativas, premissas, valores, prazos, limites, critérios de aceitação e tudo mais que mereça em um documento junto aos stakeholders envolvidos.

Você também pode apresentar uma EAP (Estrutura Analítica do Projeto), uma espécie de mapa que detalha as atividades inerentes a cada entrega dele.

Esse documento dá uma dimensão completa de todo o esforço necessário para a conclusão.

Dica 5

Valide o escopo

Parece óbvio, mas muita gente, após cumprir as etapas acima, se esquece de obter a aprovação de todos os envolvidos no escopo do projeto.

Com a validação, você tem um documento comprobatório de que todos estavam cientes de como seria o desenvolvimento do trabalho.

Isso evita uma série de conflitos e garante que sua gestão siga com mais tranquilidade, do começo ao fim.

E lembre-se, se precisar de ajuda, a Midas tem excelentes soluções de automação que podem contribuir para a execução do que foi planejado. Clique aqui e conheça!