Como fazer uma reunião mais produtiva

Não adianta reclamar: as reuniões fazem parte do dia a dia dos empreendedores e são essenciais para estabelecer uma comunicação entre a equipe. Elas ajudam ainda no planejamento e na resolução de problemas de forma coletiva. Mas é verdade que, com tantas pessoas em um mesmo ambiente, é muito fácil se distrair.

“Fui executivo por muitos anos e o problema de improdutividade de reuniões era algo com o qual eu sempre me deparava”, conta Marcus Soares, professor dos cursos Certificates do Insper.

1. Planejamento

Toda reunião deve ter um motivo para acontecer e um objetivo a ser atingido. Esses são aspectos que devem ser determinados antes mesmo de se marcar um encontro com a equipe. “As pessoas tem dificuldade em decidir apenas um objetivo, mas é preciso definir aquele principal para que a reunião tenha uma justificativa”, explica Soares. As reuniões devem ser imprescindíveis e o mais curtas possíveis.

2. Convocação

Não adianta nada chamar todos os membros de uma equipe se nem todos eles estão relacionados ao tema que vai ser discutido na reunião. “Chame apenas as pessoas que podem contribuir com o objetivo do encontro. Depois dele, esses participantes podem passar aquilo que foi discutido para quem não estava presente na conversa”, afirma Denise. A mistura de cargos em uma mesma reunião também pode levar a um distanciamento do tema inicial a ser tratado.

3. Agenda

“Com o nosso estilo de vida cada vez mais acelerado, as pessoas estão sempre com algum compromisso. Uma reunião deve ter hora para começar e hora para acabar. Não dá para ficar esperando aqueles que estão atrasados para dar início à conversa”, aconselha Denise. Soares, por exemplo, recomenda que esse problema de atraso seja resolvido com alguma coisa antes da reunião como um coffee break. Assim, as pessoas chegam aos poucos e com antecedência.

4. Liderança

A escolha da pessoa que vai conduzir a reunião também é essencial. “O líder deve ter a habilidade de levar a conversa adiante. Além disso, deve conhecer os outros participantes, para que saiba explorá-los da maneira correta e o encontro tenha um bom rendimento”, explica Soares. O professor também aconselha que o presidente não seja o líder nesses casos. “Dessa forma, ele está mais distante da reunião e pode interferir em casos de impasse e discussão acalorada”, completa.

O líder também deve estar atento para a comunicação não verbal dos membros da equipe – aspecto muito negligenciado, de acordo com Denise. Olhando o comportamento daqueles que estão ao seu redor, o chefe da reunião consegue se adequar para que haja mais engajamento por parte dos participantes.

5. Regras

Para que a reunião seja aproveitada ao máximo, é recomendado que se estabeleçam algumas regras de conduta – que podem ser enviadas previamente por e-mail ou comunicadas no início da conversa. “O líder também deve ter habilidade para fazer com que essas regras sejam seguidas”, acrescenta Soares. Nelas, deve estar inclusa a ordem para cada um ter a sua vez para falar e também o tempo que podem gastar nessa fala.

6. Finalização

O encerramento de uma reunião deve amarrar tudo que foi discutido e ver se o objetivo foi alcançado. “Ao fim da conversa, uma pessoa deve ficar responsável por passar a ata da reunião para todos os participantes. Nela, devem estar presentes as incumbências para o próximo encontro e um cronograma com os prazos de entrega das tarefas que podem ter sido discutidas”, orienta Denise. Quando isso não é feito, as ideias começam a se repetir e as reuniões ficam estagnadas em um único ponto, sem chegar a uma conclusão.