10 dicas para escolher um (bom) contador para seu negócio

Contratar os serviços de um contador não é uma opção, como muitos donos de pequenas e médias empresas podem pensar. Essa é uma obrigação para a grande maioria das empresas. O que está ao alcance de qualquer empreendedor, portanto, é escolher entre um bom e um mau profissional.

Para chegar ao contador ideal, é preciso entender, primeiro, o que se espera desse prestador de serviço. Apenas a função burocrática? Alguém que ajude a fazer um planejamento tributário para se pagar menos impostos? Ou um parceiro que dê suporte ao empreendedor em suas decisões financeiras?

Com isso em mente, a escolha ficará mais fácil. “A relação com a burocracia envolvida no pagamento de impostos, todos os escritórios oferecem”, afirma Edgard Cornacchione, presidente do conselho curador da Fipecafi (Fundação Instituto de Pesquisas Contábeis, Atuariais e Financeiras). “O que poucos podem proporcionar é a capacidade de entender o negócio, o cenário econômico e as oportunidades que vêm pela frente.”

A seguir, um breve guia sobre o tema.

Toda empresa precisa de um contador?

Sim. É isso o que determina o artigo 1.179 do Código Civil. Ali está escrito, de forma bem clara, que a escrituração contábil de uma empresa deve ficar sob responsabilidade de um contador legalmente habilitado, com registro no CRC (Conselho Regional de Contabilidade), portanto.

Para obter tal registro, o profissional deve contar com formação técnica ou curso superior em contabilidade. “Sobre a necessidade de contratar os serviços de um contador, a única exceção é feita para empresas enquadradas na categoria Microempreendedor Individual (MEI)”, afirma Silvio Vucinic, consultor jurídico do Sebrae-SP.

Estas estão, caso queiram, dispensadas da obrigatoriedade de contratar um profissional de contabilidade.

Qual a melhor forma de escolher?

A recomendação de Marcelo Nakagawa, professor de empreendedorismo do Insper, é pedir indicação para outros empreendedores. “Fale com cinco ou seis donos de pequenas empresas e pergunte quem faz a contabilidade para eles”, diz Nakagawa.

Nesse contato, será possível saber se estão satisfeitos com o escritório, que tipo de serviço recebem, quanto pagam e como é a comunicação com esse contador.

Também é importante perguntar se o atendimento é feito por e-mail, WhatsApp ou telefone, e se os empreendedores conseguem falar com o responsável pela contabilidade da empresa sempre que necessitam.

Depois disso, Vucinic, do Sebrae-SP, sugere uma visita à sede desses escritórios para verificar a organização do local e a quantidade de funcionários (lembrando que o ideal é que cada profissional trabalhe com, no máximo, dez clientes).

Na conversa com o contador, é importante avaliar a sua proatividade: parte do trabalho de um bom escritório é prestar orientação sobre o melhor regime tributário e ajudar na avaliação de passivos contábeis e trabalhistas.

É importante que o contador tenha experiência com outras empresas no seu ramo de atuação?

Sim. “Checar se o contador atende a outras empresas do mesmo setor no qual o seu negócio está inserido é fundamental”, diz Nakagawa, do Insper.

Isso porque, dependendo da área em que a empresa atua, o contador terá que fazer cálculos bastante específicos para garantir um bom planejamento tributário.

Além disso, o ideal é que o escritório conheça as leis, as melhores alíquotas, se há substituições tributárias aplicáveis e os incentivos fiscais para o setor.

É preciso conferir a idoneidade do profissional?

Não é comum pedir certidões negativas e checar se o contador tem protestos. O fundamental, segundo Silvio Vucinic, do Sebrae-SP, é checar se o profissional está registrado no CRC (Conselho Regional de Contabilidade), algo muito simples de ser feito.

Basta entrar no site do CRC, buscar a região onde a empresa atua e consultar o nome do contador ou do escritório.

Em poucos segundos, deve aparecer na tela se aquele profissional ou empresa está habilitado para prestar serviços contábeis. “É preciso confiar nas instituições e, se o CRC habilita o profissional a fazer a contabilidade, me parece suficiente para garantir a sua idoneidade”, diz Vucinic.

Quais são os principais serviços oferecidos por um contador?

Oodo contador fará, pelo menos, o serviço básico de contabilidade. Nessa lista devem entrar abertura e fechamento de empresa, elaboração do contrato social, cálculo dos tributos, emissão das guias de impostos, pró-labore dos sócios, envio do imposto de renda anual da pessoa jurídica e relatórios contábeis (como balanço patrimonial e demonstração de resultados).

Mas a função do contador pode ir muito além das obrigações burocráticas com o Fisco e a Junta Comercial. “Um bom profissional pode ajudar a empresa desde o seu nascimento”, diz Edgard Cornacchione, presidente do conselho curador da Fipecafi.

Ele pode atuar como uma espécie de consultor ao apontar a necessidade de recursos financeiros, analisar o  nível de endividamento e fazer a gestão de riscos.

Pode, ainda, produzir a folha de pagamento e orientar o empreendedor sobre a forma correta de contratar, gerir e demitir funcionários, para evitar eventuais passivos trabalhistas.

Seja qual for a amplitude dos serviços contratados, é importante que tudo esteja devidamente registrado em contrato. Nesse documento devem constar os serviços que o contador promete entregar e seus respectivos valores.

O contador tem alguma responsabilidade legal?

Ele pode responder judicialmente, caso cometa erros em algum aspecto da contabilidade. Os problemas mais comuns são a falta de pagamento de algum imposto (porque a guia não foi gerada, não foi gerada corretamente ou simplesmente porque o contador responsável pelos pagamentos não os efetuou).

Nesses casos, é preciso lembrar que, na prática, quem será acionado primeiro pela falha — o não pagamento de um tributo, por exemplo — é o dono da empresa, e não o seu contador. “Em um segundo momento, caso seja possível provar que a situação é consequência de uma falha ou da má fé do escritório de contabilidade, o empresário poderá acionar o profissional judicialmente”, afirma Vucinic, do Sebrae-SP.

O pagamento de impostos deve ficar a cargo do contador?

Depende. Se o empresário tiver tempo para efetuar ele mesmo os pagamentos, sem dúvida isso é o mais seguro a ser feito. Mas talvez essa opção seja viável apenas para empresas bem pequenas, que pagam até cinco tributos por mês.

“Uma quantidade muito superior a essa pode demandar muito tempo do empresário, o que pode acabar tomando horas que deveriam ser dedicadas a estratégia e ao dia a dia do negócio”, diz Nakagawa, professor do Insper.

Caso o dono da empresa opte por terceirizar o pagamento dos impostos, é importante que isso seja feito com um contador de sua confiança.

Além disso, há escritórios de contabilidade que disponibilizam os recibos de pagamento online, em uma espécie de intranet ou até em um ambiente na nuvem. Ali o empreendedor pode checar se todos os pagamentos foram feitos corretamente.

É importante entender de contabilidade para obter um bom serviço?

Sim. “É claro que o empreendedor não precisa ser um especialista no assunto, mas conhecer alguns termos e obrigações legais relacionados à contabilidade da empresa ajudarão, sem dúvida, a exigir uma qualidade superior no serviço prestado”, diz Cornacchione, presidente do conselho curador da Fipecafi.

Também vale a pena familiarizar-se com os regimes de tributação e a alíquota cobrada da sua empresa, além de conhecer os benefícios fiscais do seu setor. Entender alguns conceitos também é importante.

Para começar, é preciso saber claramente a diferença entre despesa e custo (a despesa é o gasto com bens e serviços relacionados à manutenção da empresa e à obtenção de receita, entre eles aluguel, salários e telefone; o custo é a soma dos gastos necessários para produção ou realização de um bem ou serviço).

Outra informação que o empreendedor deve dominar é a entrada e saída de dinheiro da empresa, o tal fluxo de caixa, que também deve ser enviado ao contador todos os meses.

Qual a importância dos softwares de gestão?

Na correria do dia a dia, muitas vezes torna-se difícil fazer registro de tudo. Daí a importância de um bom software de gestão. “A tecnologia é capaz de automatizar boa parte dos processos”, diz Cornacchione, da Fipecafi.

Chamados de ERP, esses softwares organizam as movimentações financeiras, registram as vendas, controlam o estoque e ainda podem ser integrados à emissão de nota fiscal eletrônica.

Em alguns casos, as empresas possuem sistemas interligados com os contadores, de forma que eles recebam as informações registradas no software de gestão automaticamente.

Para que tipo de empresa funcionam os novos serviços de contabilidade online?

De uns tempos para cá, surgiram startups que se propõem a ser uma espécie de contador online. Seus serviços básicos são iguais aos de um escritório tradicional. A diferença é que a interface entre contador e cliente é feita pela internet (chat ou e-mail).

O uso do telefone pode acontecer, mas é exceção. “Esses novos modelos de negócio podem ser interessantes para donos de empresas de baixa complexidade, com poucos lançamentos e previsibilidade no papel contábil”, diz Nakagawa, do Insper.

Isso porque companhias que prestam diferentes serviços, e com isso têm registros tributários diversificados, podem não se adequar a esse sistema.