Via : Administradores.com
Não é por acaso que Peter Drucker é considerado o “pai da Admnistração moderna”. E dentre seus pensamentos e escritos, não posso deixar de concordar com esta ilustre e verdadeira conclusão:
Confesso que decidi escrever um pouco sobre este tema como uma forma de desabafo e uma certa dose de irritação. Pois, em um curto período de menos dois meses, fui convocada para sete reuniões, na tentativa de resolver um problema identificado em um determinado processo. O motivo de minha irritação? Obviamente, além do tempo perdido nestes encontros improdutivos, é a impaciência em constatar que o problema poderia ser facilmente resolvido em apenas um encontro, como de fato aconteceu.
Assim, parei para analisar três simples motivos que geram o fracasso de muitas reuniões:
1 – Não convocar as pessoas certas
Este é um fato muito interessante e extremamente importante para a produtividade da Reunião. Antes de marcar o encontro, verifique quem são as pessoas que estão diretamente envolvidas no assunto a ser abordado. Não faz sentido algum, colocar uma dúzia de pessoas para debater um tema, em que somente meia dúzia conhece o assunto e pode agregar valor à discussão. Portanto, convide somente as “pessoas-chave” do tema abordado no encontro.
2 – Fugir do tema central da reunião
É importante que o roteiro esteja bem definido, e que todos os convidados tenham conhecimento prévio do que será discutido no encontro. O líder/coordenador da reunião deve ser objetivo ao conduzir o debate das idéias, bucando sempre manter o foco na pauta e no tempo das discussões de cada item.
3 – Não delegar corretamente as pendências
A maioria das reuniões sempre deixa um “dever de casa” para alguns, ou todos, os participantes. Porém, quando não fica claro qual a tarefa que deve ser executada e o prazo de resposta, há uma grande chance da reunião ter sido improdutiva. Visando resolver esta questão, é interessante reservar uns 5 minutinhos no final da reunião para repassar as pendências, mesmo que elas sejam enviadas (e devem ser!) na minuta posteriormente.
Simples assim!
Obviamente que na grande rede e nos diversos livros de Administração e Gestão, deve haver inúmeras dicas e idéias para aumentar a produtividade das reuniões. Porém, na prática pude observar que pequenas mudanças como estas que foram relacionadas, são capazes de grandes resultados, e o tempo gasto nas inúmeras reuniões que lotam nossa agenda, poderia estar sendo utilizado no desenvolvimento de outras tarefas e projetos, que agregam valor à organização e ao nosso crescimento pessoal e profissional.
#FicaADica !