Gestão de tempo: 20 dicas para gerir melhor o seu tempo!

Atualmente, um dos grandes desafios das pessoas é conseguir gerir o tempo de maneira adequada.

Com o bombardeio de informações e tarefas que acontece a todo instante, muita gente acha difícil encontrar tempo para dar conta de tudo em uma rotina caótica.

Com a gestão de tempo, entretanto, parte desse problema é solucionado, já que você aumenta sua produtividade e seus resultados, especialmente no trabalho.

Pensando nisso, trouxemos 20 dicas simples para gerir melhor o seu tempo e que podem ser colocadas em prática hoje mesmo. Confira!

Monte uma lista de tarefas

Saber o que você tem para fazer durante o dia não apenas evita que você se esqueça de uma tarefa importante como também otimiza o uso do seu tempo.

Por isso, monte uma lista com todas as tarefas que você tem que realizar durante o dia. Gastar 5 minutos do seu dia fazendo isso pode economizar muito tempo de ter que ficar procurando o que fazer em seguida.

Priorize as atividades do dia

O fato é que nem toda tarefa possui a mesma importância. De acordo com prazo, complexidade e conexão com outras, algumas tarefas têm prioridades em relação às demais.

Com a lista em mãos, classifique as tarefas entre urgentes, importantes e menos importantes. Você deve começar pelas mais importantes e/ou urgentes e, ao longo do dia, ir concluindo as restantes.

Conclua primeiro as tarefas mais difíceis

Entre tarefas que possuam a mesma prioridade, o ideal é que você conclua as mais difíceis primeiro. Isso porque logo no começo do seu dia você está mais disposto, menos cansado e consegue ter mais produtividade.

Tarefas que sejam muito pequenas e simples também devem ser executadas de maneira imediata, mas quanto menos você deixar a tarefa mais difícil para depois, melhor.

Agrupe tarefas semelhantes

Outro ponto a ser considerado é o agrupamento de tarefas semelhantes.

Se você precisa realizar uma determinada quantidade de tarefas em um setor da empresa ou mesmo fora dela, o melhor é aproveitar o momento e fazê-las todas de uma vez.

O mesmo vale para tarefas que devem ser feitas com determinada ferramenta ou com o auxílio de algum colega. Ao agrupá-las, você otimiza seu tempo e consegue uma gestão melhor do seu tempo.

Monitore o seu tempo para cada tarefa

Quando for concluir suas tarefas, considere a importância de monitorar o tempo que você gasta para cada uma.

Isso vai ajudar a perceber o desvio que existe entre o tempo que você planejou usar e o que efetivamente usou e ainda vai permitir que você se planeje melhor futuramente ao organizar as tarefas.

Encontre sua motivação

Concluir tarefas, na maioria das vezes, exige motivação. A sua motivação pode ser a satisfação de ter a sensação de missão cumprida ou então algum tipo de recompensa que você ganhe para cada tarefa realizada.

Seja como for, encontre o que faz com que você tenha vontade de concluir aquilo que você se propôs a cumprir ou seja – descubra a sua paixão.

Evite a bagunça

Se você precisar ficar procurando onde estão relatórios ou ferramentas indispensáveis para você realizar suas tarefas, a consequência óbvia é a perda de tempo.

Para saber mais sobre ferramentas de gestão, leia esse artigo.

Para que isso não aconteça, mantenha tudo organizado, identificado e sempre à mão.

Com isso, você torna o cumprimento das suas tarefas mais simples e garante que seu tempo seja utilizado de maneira produtiva.

Conte com a tecnologia

Se a tecnologia pode atrapalhar, em termos, a sua gestão de tempo, ela também pode favorecer a sua produtividade. Com o uso de aplicativos em geral, você pode monitorar o seu tempo, criar listas de tarefas e fazer anotações sem perder tempo.

Por isso, considere usar aplicativos, ferramentas e softwares que ajudem você na sua organização e a deixar seu dia mais integrado para que o seu tempo seja mais bem aproveitado.

Não cheque o e-mail o tempo todo

Um dos grandes destruidores da produtividade é o e-mail. Ao checá-lo o tempo inteiro, você se vê preso a um ciclo de responder e/ou apagar mensagens que nem sempre são tão importantes assim.

Para evitar que esse hábito se transforme em um problema, desabilite as notificações de recebimento de e-mail e tenha horários definidos para checar e responder as mensagens de forma produtiva.

Evite as redes sociais

Se você já se viu atualizando as redes sociais quando deveria estar trabalhando ou fazendo algo realmente produtivo sabe que elas podem comprometer o tempo que você usa para tarefas importantes.

A menos que você trabalhe com isso, obviamente, o ideal é evitar as redes sociais o máximo que puder.

Se for necessário, vale a pena até mesmo desinstalar temporariamente os aplicativos do seu smartphone ou bloquear o acesso via computador.

Peça para não ser interrompido

Quando você não trabalha sozinho, é bem provável que algum colega de trabalho ou mesmo um chefe apareça em sua mesa pedindo uma opinião, fazendo uma solicitação ou simplesmente querendo conversar.

Embora seja importante estar em um ambiente colaborativo, as interrupções podem vir a atrapalhar. Por isso, dentro do possível, peça para não ser interrompido em alguns momentos importantes para a conclusão das suas tarefas.

Habitue-se a ter rajadas produtivas

Isso, inclusive, está diretamente relacionado a trabalhar segundo rajadas produtivas. O conceito nada mais é do que focar seus esforços num curto período de tempo para produzir o máximo que conseguir.

Agir dessa forma evita que você estenda tarefas que poderiam ser concluídas em menos tempo e, ao final, você consegue mais produtividade.

Saiba como e quando delegar

Fazer tudo sozinho não é uma boa ideia se você deseja uma gestão melhor de tempo. Sendo apenas uma pessoa, você tem uma determinada capacidade produtiva.

É importante, portanto, saber como e quando delegar tarefas. No geral, o que não precisa ser feito exclusivamente por você e que está dentro das capacidades da outra pessoa pode ser delegado sem prejuízos à qualidade.

Aprenda a dizer “não”

Pegar um projeto em cima da hora, comprometer-se com algo sem que você tenha tempo disponível ou sobrecarregar-se são atitudes que comprometem a sua gestão de tempo.

Normalmente, elas acontecem pela incapacidade de dizer “não” a amigos, colegas e chefes.

Para evitar que isso aconteça, comece a desenvolver a sua habilidade de negar aquilo que não estiver dentro das suas possibilidades.

Torne as reuniões mais produtivas

Reuniões normalmente são importantes para conseguir alinhar expectativas e atuações, assim como para discutir resultados.

O problema é que muitas vezes elas são mais longas do que deveriam sem que tenham resultados correspondentes.

Além de limitar o número de reuniões é relevante fazer com que elas sejam mais curtas e mais produtivas.

Também é interessante que haja uma comunicação prévia para que todos estejam a par dos assuntos da reunião, fazendo com que ela seja mais eficaz.

Cuidado com a procrastinação

Procrastinar é a famosa atitude de prolongar o que deveria ser resolvido de maneira mais rápida. É o que acontece quando, em vez de concluir sua tarefa, você se distrai com algo que não contribui para o seu objetivo.

Como resultado, cada tarefa leva muito mais tempo do que deveria e os resultados não acompanham esse acréscimo.

Fique atento aos seus hábitos e sempre que notar que está procrastinando, retome sua tarefa. Eventualmente, isso se torna um hábito.

Faça pausas de vez em quando

Muito diferente de procrastinar, fazer pausas é, na verdade, importante para a sua produtividade.

Ao fazer pausas, você reduz o cansaço mental, estimula a criatividade e ganha novo fôlego para desempenhar suas tarefas.

Com isso, fazer pausas de 5 a 10 minutos a cada 50 minutos de trabalho, por exemplo, é uma boa forma de conseguir a melhor gestão de tempo possível.

Evite deixar tarefas inacabadas

Deixar de concluir uma tarefa por achar que em outro dia ou momento você estará mais inspirado pode fazer, na verdade, com que você gaste ainda mais tempo.

Isso porque retomar uma tarefa que está pela metade demanda um esforço considerável, além de aumentar as chances de erros.

A menos que haja um bom motivo ou que você esteja realmente exausto, procure concluir toda tarefa que você iniciar.

Determine um tempo para parar de trabalhar

Quando se fala em gestão de tempo, há um princípio, conhecido como lei de Parkinson, que diz que “o trabalho se expande de forma a preencher o tempo que há disponível para a sua realização”.

Isso significa que ao estipular que você tem 8 horas para concluir suas tarefas, é provável que você as conclua nesse tempo — o mesmo vale para uma definição de 6 ou de 10 horas, ainda que as tarefas sejam idênticas.

Por isso, vale a pena determinar um momento para parar de produzir, já que isso aumenta a motivação e diminui o estímulo à procrastinação.

Abra espaço para imprevistos

Por mais organizado que você seja, é impossível prever com toda a certeza como será o seu dia. Imprevistos podem acontecer a qualquer tempo e se você não estiver preparado, sua gestão de tempo pode ficar comprometida.

Por isso, ao planejar seu dia, tenha sempre espaço para algum tipo de imprevisto ou tarefa urgente que surja. Isso faz com que você sofra menos com as complicações do que sai dos planos.

Ao colocar em prática essas dicas para gerir melhor o seu tempo, você vai conseguir produzir mais e melhor. Ao final, não sentirá que o seu tempo está sendo desperdiçado com tarefas menos importantes.