Esqueça os emails por um dia para ser mais inteligente

De acordo com um estudo feito pela Adobe no ano passado, passamos em média 3,3 horas por dia checando os e-mails do trabalho. Por semana, são 16,5 horas. E mais de 37 mil horas ao longo de uma carreira.

Esse excesso constante e onipresente de e-mails se tornou tão arraigado à nossa vida profissional que é difícil imaginar alguma alternativa. Mesmo os mais poderosos capitães da indústria parecem impotentes em resistir à tentação do e-mail e podem apenas racionalizá-lo como um tipo de esforço produtivo.

Eric Schmidt, executivo chairman do Google, encoraja os gestores a “responderem rapidamente”, dividindo as pessoas em dois grupos: “as que podem ser confiáveis em relação à pronta resposta dos e-mails, e as que não podem”.

“Esforcem-se para estarem entre as primeiras”, ele enfatiza. Schmidt explica por que é preciso limpar a caixa de entrada constantemente: “ao selecionar e-mails rapidamente – ler o suficiente para saber que você não precisa ler aquele e-mail, ou ler e agir rapidamente – o que resta na caixa de entrada é uma lista de tarefas apenas com as questões mais complexas”.

Mas é necessário “limpar esses itens todos os dias. Essa é uma boa atividade noturna. O objetivo é zerar os itens”.

Aos leitores mais reticentes, que podem ter dúvidas sobre a abordagem zelosa de Schmidt, ele oferece um argumento definitivo: “lembre-se, você é um roteador”.

Como todas as outras coisas, comunicações por e-mail estão sujeitas à Lei dos Retornos Decrescentes. A avalanche de e-mails e a pressão para responder de imediato apenas eleva o estresse relacionado ao trabalho com seus efeitos crônicos se manifestando em diversas condições físicas, de doenças cardíacas a dificuldades para dormir, de dores de cabeça a perda de memória.

Mas, pondo à parte preocupações com a saúde, o fluxo constante de e-mails de trabalho ajuda a aumentar a produtividade? O Google é uma empresa de ponta por causa da abordagem de Schmidt ou apesar dela? O professor da Harvard Business School, Leslie Perlow, decidiu fazer um experimento.

Perlow foi treinada como antropóloga e passou a maior parte do seu tempo tentando entender o comportamento humano através da observação em primeira mão. Mas ela, de alguma maneira, conseguiu convencer executivos do Boston Consulting Group a encorajar membros da equipe a se desconectarem completamente durante um dia a cada semana de trabalho.

Sem e-mails, sem ligações telefônicas. No início, os consultores ficaram preocupados acerca das avaliações de suas performances e de suas responsabilidades com os clientes e colegas. Com o passar das semanas, o medo desapareceu.

Cinco meses depois, as pessoas que ficaram um tempo desconectadas relataram “maior satisfação com o trabalho, comunicação mais aberta e melhor capacidade de aprendizado e desenvolvimento”. E, o mais importante, “melhores produtos entregues aos clientes”.

Essa observação final foi peculiar. Por que ficar desconectado leva a resultados tão positivos? A neurociência dá algumas pistas. Não se trata do conteúdo da informação que recebemos, mas da maneira que ela é entregue e processada nos nossos cérebros.

Na verdade, nenhum humano é capaz de executar várias tarefas ao mesmo tempo. Neurocientistas já demonstraram que nossos cérebros simplesmente mudam de uma tarefa para outra. Projetos diferentes são processados em partes diferentes do cérebro, que requerem diferentes prazos de início e processos de monitoramento distintos.

Isso explica por que uma interrupção, mesmo que curta, atrasa, em uma fração significativa, o tempo total requerido para completar uma tarefa. E essas interrupções constantes incorrem em um custo maior na hora de mudar de tarefas.

Após uma hora ou duas tentando ser multitarefa, nos sentimos tão cansados que não conseguimos manter o foco. Isso acontece porque os componentes químicos neurais de que precisamos para focar estão esgotados. Na verdade, apenas saber que há um e-mail não lido aguardando na sua caixa de entrada pode reduzir seu QI em 10 pontos.

É aí que vemos por que algumas empresas estão buscando novas táticas para salvar seus funcionários do “dreno cerebral”. Empregados da Daimler, montadora alemã fabricante do Mercedes-Benz, optaram pelo “feriado sem e-mails”, onde todos os e-mails são automaticamente deletados

“Com o ‘feriado sem e-mails’, eles começaram a voltar do descanso com uma mesa limpa. Não há engarrafamento nas caixas de entrada. É um alívio emocional”, disse Wilfried Porth, executivo de RH da companhia. O governo francês foi além: uma nova lei exige que as empresas com mais de 50 empregados estabeleçam horários onde ninguém pode enviar ou responder e-mails.

Mas esse não é o estilo europeu de indulgência. O maior problema da multitarefa é que ela rompe com o pensamento necessário para a capacidade de resolver problemas e de criatividade. Na era da conectividade ubíqua, se apenas confiarmos nas mensagens que saem do ponto A para o ponto B sem criar nada novo, o valor que adicionamos é baixo. Portanto, não somos mais roteadores humanos.