Dicas para organização de arquivos

Documentos são essenciais numa empresa, são gerados com frequência. Em alguns locais são emitidos diariamente, outros são recebidos.

É necessário que tais informações sejam arquivadas por diversos motivos, desde pela facilidade do encontro das informações, quanto por conta das organizações das mesmas. E por isso, mantê-los em ordem é muito importante.

Você que se encontra nessa situação, cheio de documentos que precisam ser guardados, mas que ainda assim, não sabe como fazer e nem por onde começar, neste artigo você encontrará dicas para a organização dos seus arquivos.

Danos da desorganização

Arquivos desorganizados geram queda na produtividade e algumas vezes contratos são perdidos, multas são geradas, prazos são prejudicados, porque um documento não foi encontrado no tempo devido. Isso irrita os clientes e até mesmo os próprios colaboradores.

Um ambiente em desordem causa diversos prejuízos e uma grande perda de tempo, pois, ficar procurando uma nota, um comprovante, um recibo, um contrato ou nota fiscal, sem ter ideia de onde encontrá-los, atrapalha os processos e cria lentidão nas atividades corriqueiras. Complica algo, que poderia muito bem ser fácil, caso não houvesse descontrole.

Para evitar situações como essas, você precisa estabelecer uma organização de arquivos.

Considerar as orientações a seguir, lhe ajudará a criar um método adequado de acordo com suas necessidades e que se encaixe na sua rotina e na da sua empresa.

Estratégia de organização de arquivos

• Local

É muito importante ter um local apropriado e único para a guarda de arquivos, eles devem ficar juntos para facilitar a localização e a ordem. Pode ser desde um armário, uma estante ou até mesmo uma sala, isso vai depender da quantidade de arquivos.

• Padrão

Estabelecer uma padronização – facilita bastante. Você pode separar os arquivos por títulos, por data, por cliente, por departamento, ou como achar melhor. Use etiquetas e separe por cores. Usar sempre a mesma letra e escrever de forma clara e objetiva ajuda na identificação.

• Plano

Antes de arquivar já separe tudo e deixe claro o destino de cada ação. Não deixe acumular muito papel sem ser arquivado, conforme os documentos forem chegando ou sendo emitidos, vá arquivando. Isso evita o descontrole e até mesmo a perda de informações essenciais.

• Ordem

Delegue alguém na empresa com um pouco mais de disponibilidade que os demais para ficar responsável pela função.  A ordem será mantida com mais facilidade e qualidade também. Dessa forma, evita-se extravios e se agiliza o processo, tanto para armazenar, como para localizar a papelada.

Dependendo da demanda, pode ser necessário contratar um funcionário apenas para essa função.

• Atualização

Utilize um método para verificar com uma certa frequência os documentos que estão guardados e que não são mais necessários, ou se há cópias digitais e que em certos casos não há necessidade de manter o arquivo físico. Essa limpeza – potencializa a ordem.

• Alternativa

Usar a internet pode facilitar e otimizar a organização de arquivos. Salvar alguns documentos na nuvem (cloud computing) é um método seguro e rápido, pois eles não serão perdidos, e a busca e visualização é bem mais prática.

Vantagens

Empresas que seguem dicas de organização de arquivos como essas, conseguem manter uma boa ordem dos seus documentos e isso gera qualidade nos serviços que prestam, e também produzem de maneira mais eficaz.

E você, gostou das sugestões? Aproveite essas dicas de organização de arquivos, coloque em ordem seus documentos e aumente a capacidade e poder de seus processos internos.