As reuniões de trabalho de sua empresa são produtivas?

Nem sempre, porque há um percentual de inúteis reuniões que desperdiçam tempo do capital humano, o bem que deveria ser um dos maiores ativos de qualquer empreendimento que quiser manter-se competitivo no mercado…

…REUNIÕES e reuniões… Coloque já um limite quantitativo e qualitativo nas reuniões da empresa. A ‘quantidade’ deve estar intimamente ligada à necessidade real, com exceção das importantes reuniões periódicas para troca de informações (as participativas). A ‘qualidade’ deve estar intimamente ligada a um planejamento prévio, eficaz, porque não devemos detonar nosso precioso tempo, destruir nosso foco e produtividade, com reuniões ineficazes!

EFICAZ OU EFICIENTE?

Eficaz mesmo. Peter Drucker, o Pai da Administração moderna, nos legou: eficiência é fazer as coisas do modo certo, como realizar as operações com menos recursos e menos tempo, menor orçamento, etc.; eficácia é fazer as coisas certas. Resumindo, mandar fazer as coisas certas (eficácia), com a maior eficiência possível (menor uso de pessoas, tempo, etc.), deveria ser o ‘abecedário’ do líder moderno ou um dos ‘segredos’ entre ser Líder e estar líder.

Eficaz é fazer reuniões para alinhar estratégias (conceitos) e testar táticas (formas), em busca de resultados eficazes. O Líder eficaz mantém sua equipe atualizada, colhe feedbacks de quem está no Front para fazer trocas de subsídios, cria processos coletivos e individuais para a integração das mudanças e coloca todos no mesmo tom (afina-os).

Eficazes fazem todos se sentirem como parte integrante do todo da empresa. E, como ninguém gosta de ser só mais um peão a ser movido, o verdadeiro Líder cuidou disso antes, quando ouviu as ideias dos liderados e os estimulou a compartilhar seus anseios, emoções e sensações com a Equipe. Ou seja, quando envolveu cada mente na Ação.

Eficientes fazem reuniões cansativas que duram horas e os assuntos muitas vezes se perdem. Tipo aqueles encontros que ninguém quer participar ou prestar atenção, mas vão porque “ninguém ousa questionar a ordem do chefe”. É comum entre eficientes entediar pessoas, ao percorrerem todos os detalhes de coisas que jamais serão aplicadas.

Eficientes deixam de aproveitar oportunidades que se apresentam nas reuniões, como elevar o nível de autoestima dos liderados, mostrar a importância do trabalho dos colaboradores e o quanto eles poderão crescer na empresa.

O QUE FAZER PARA TER REUNIÕES DE TRABALHO MAIS PRODUTIVAS?

Reuniões podem ser produtivas e cativantes, desde que o objetivo da mesma seja inteligível a todos e norteado a um determinado fim. Provoque a participação ativa dos presentes e estimule diálogos abertos que tragam novas ideias.

Tratar tudo muito bem tratado, com todos, quando decidir acionar uma decisão. Estabeleça prazos rígidos para a data de entrega. Mas, antes de marcar esse compromisso, delibere bem com as partes o ponto do “quanto tempo será necessário para realizar a tarefa”. Aconselhável ser tão inflexível na cobrança da data compromissada, quanto você foi flexível na deliberação no “quando será a entrega” (sábio sugerir e negociar uma margem para imprevistos).

Gerenciar o tempo planejado para terminar uma reunião é vital, valorize-o resolvendo no início o que ficou decidido anteriormente (compromissos cumpridos ou não). Nunca desvie sua atenção dos assuntos planejados, mas reserve um tempo à humanização, estimulando a inicial confraternização humana que sempre ocorre (o famoso quebra-gelo).

Trabalhar para identificar o nível de entendimento dos profissionais que estão sob sua responsabilidade, com o foco de sanar as dúvidas e nortear o dia-a-dia dos Colaboradores, pode ser mais eficaz para quem solicita reuniões, com a intenção de fazer sondagens e ajustes laborais. Aí também está contido outro ‘segredo’ entre ser líder e estar líder.

Podemos constatar, numa simples reunião, que a liderança real é exercida por quem é a “autoridade naturalmente reconhecida pelo meio”, independentemente dos cargos presentes no evento. Cuidado, portanto, para não sobrepor-se à cadeia de liderança e cuidado para não deixar que ninguém se sobreponha ao cargo que você ocupa.

REUNIÕES COSTUMAM SERVIR À PROCRASTINAÇÃO

Considerando que você queira alcançar a excelência em liderança e alavancar sua carreira profissional, elimine já – em você / em seus liderados – os maus hábitos que normalmente são inconscientemente adquiridos. O maléfico hábito de procrastinar precisa ser banido da vida dos Seres Humanos e das reuniões de trabalho. Note que adiar ações costuma ser um hábito dos procrastinadores contumazes, aqueles que costumam habitar em zonas de conforto. Se for o seu caso, saia já dessa, porque a procrastinação vicia, gera infelicidade e destrói carreiras profissionais.

Muitos pensam que controlar os maus hábitos é fundamental. Mas, como o exercício do autocontrole normalmente depende de circunstâncias e/ou pessoas, recomendo o método utilizado para a cura ou inatividade dos compulsivos: “Reconheça já que você é um procrastinador compulsivo para poder dar seu 1º Passo, sempre o mais difícil”!

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Moracy das Dores é um Mercadólogo reconhecido pelo MEC, especialista em Marketing, Comunicação e Vendas. Atual Consultor de Marketing e Endomarketing da Trade Call Service. Escreveu e publicou dois livros: “Para sua vida melhorar, basta saber negociar” e “O Objetivista e a nova forma de ser e de estar no planeta Terra”.